Mei 2024
Dit privacy statement is van toepassing op de verwerking van persoonsgegevens door het Zaans Medisch Centrum (hierna te noemen ZMC) en is gebaseerd op de Algemene Verordening Gegevensbescherming. Bekijk in deze bijlage wat uw rechten zijn met betrekking tot uw privacy.
Verwerking van persoonsgegevens door het ZMC
Voor het ZMC is de bescherming van (bijzondere) persoonsgegevens zeer belangrijk. Het ZMC respecteert uw privacy en draagt er zorg voor dat uw persoonlijke gegevens altijd vertrouwelijk en in overeenstemming met de toepasselijke privacywetgeving worden behandeld. Het ZMC streeft ernaar om de privacy van haar patiënten, bezoekers en personeel zo goed mogelijk te waarborgen.
Doeleinden van de verwerking
Uw persoonsgegevens worden door het ZMC verwerkt voor de volgende doeleinden:
- Het uitvoeren van de met u gesloten overeenkomst(en), zoals een behandelingsovereenkomst;
- Het voeren van de administratie alsmede andere interne beheersactiviteiten;
- Het berekenen, vastleggen en innen van verschuldigde bedragen waaronder begrepen het in handen van derden stellen van vorderingen;
- Om met u in contact te kunnen treden en te reageren op door u gestelde vragen, signalen of klachten;
- Om u te informeren over de diensten van het ZMC;
- De afhandeling van uw aanvraag tot informatie;
- Het doen van (klant) tevredenheidsonderzoeken zodat wij onze dienstverlening kunnen verbeteren;
- Voor het kunnen verzenden van afspraakherinneringen of bevestigingen voor afspraken;
- Veilige e-mail; wij vragen om uw mailadres en gebruiken deze alleen om op een beveiligde manier met u te kunnen communiceren als dit nodig is of om afspraakbevestigingen te versturen. Als u bezwaar heeft tegen de ontvangst van afspraakbevestigingen per mail, dan kunt u dit aangeven. U krijgt de afspraakbevestiging dan per post toegestuurd.
- Het voldoen aan de wettelijke verplichtingen, zoals de administratie- en bewaarplicht;
- Het uitvoeren van de accountantscontrole.
Rechtsgronden voor de verwerking van uw persoonsgegevens
De rechtsgrond voor de hiervoor bedoelde doeleinden van verwerking is gelegen in o.a.:
- De door u gegeven toestemming (artikel 6 lid 1sub a Avg), zoals in het geval dat het ziekenhuis u vraagt om mee te doen aan een onderzoek.
- Het op uw verzoek nemen van precontractuele maatregelen en/of de uitvoering van de met u gesloten overeenkomst (artikel 6 lid 1sub b Avg), zoals de Wet op de Geneeskundige Behandelingsovereenkomst.
- Het voldoen aan wettelijke verplichtingen (artikel 6 lid 1sub c Avg).
- Het beschermen van vitale belangen van uzelf of anderen (artikel 6 lid 1sub d Avg).
- De vervulling van een taak van algemeen belang of een taak in het kader van uitvoering van het openbaar gezag (artikel 6 lid 1sub e Avg).
- De behartiging van de gerechtvaardigde belangen van het ZMC of van een derde (artikel 6 lid 1sub f Avg). Hier is in de volgende gevallen sprake van:
- Beveiliging van de gebouwen en eigendommen van het ZMC.
- Beveiliging en beschikbaarheid van de netwerkinfrastructuur aan derde(n).
Bijvoorbeeld het beschikbaar stellen van de gastenwifi.
- Fraudepreventie. Controle op de logging van informatiesystemen. Bijvoorbeeld het Elektronisch patiëntendossier (hierna te noemen EPD) en het internetverkeer
- Kwaliteits- en trainingsdoeleinden.
- Interne en externe audits om de kwaliteit van de zorg te verbeteren.
- Wetenschappelijk (of historisch) onderzoek.
U kunt zich tegen deze verwerking verzetten op grond van het recht van bezwaar. Meer informatie over dit recht vindt u verderop in dit statement.
Verplichte verstrekking
Wanneer wij om persoonsgegevens vragen, dan zullen wij desgewenst kenbaar maken of de verstrekking van de gegevens noodzakelijk of verplicht is en wat de (mogelijke) gevolgen zijn als de gegevens niet worden verstrekt. Als er geen sprake is van een verplichting (zoals het voldoen aan een wettelijke verplichting) dan zullen wij om uw expliciete toestemming vragen en deze toestemming vastleggen in het desbetreffende dossier dat wij met uw toestemming opmaken. Het uitgangspunt is altijd dat het ZMC niet meer persoonsgegevens zal verwerken dan noodzakelijk voor de hiervoor beschreven doeleinden.
Doorgifte aan het buitenland
Uw persoonsgegevens kunnen worden verwerkt binnen landen van de Europese Economische Ruimte (EER). Er vindt geen verwerking plaats van uw persoonsgegevens buiten de EER, behalve als hier aanvullende afspraken over zijn gemaakt. Deze zijn vastgelegd in een verwerkersovereenkomst.
Geautomatiseerde besluitvorming en profiling
Het ZMC maakt geen gebruik van geautomatiseerde besluitvorming en/of profiling.
Bewaartermijn
Het ZMC bewaart uw persoonsgegevens niet langer dan noodzakelijk is voor de verwerkelijking van de hierboven omschreven doeleinden, tenzij deze gegevens noodzakelijk zijn ter voldoening aan een wettelijke bewaarplicht met daarin voorgeschreven bewaartermijnen.
- De bewaartermijn van een medisch dossier bedraagt 20 jaar. Uw dossier wordt 20 jaar na de laatste aantekening in uw dossier vernietigd, tenzij u eerder een verzoek doet tot vernietiging, zie hiervoor correctie- en verwijderingsrecht.
- Voor het medisch dossier van kinderen geldt dat deze niet wordt vernietigd. De bewaartermijn gaat in vanaf het moment dat het kind volwassen is geworden. Een kind dossier wordt daarom nooit voor het 39ste levensjaar vernietigd, tenzij u eerder een verzoek doet tot vernietiging, zie hiervoor correctie- en verwijderingsrecht.
- De bewaartermijn van een personeelsdossier betreft 2 jaar na uitdiensttreding. Uw dossier wordt na twee jaar vernietigd, met uitzondering van gegevens uit de salarisadministratie die fiscaal van belang zijn. Deze moeten 7 jaar bewaard worden nadat de werknemer uit dienst is. De loonbelastingverklaringen en een kopie van het identiteitsbewijs moet de werkgever tot 5 jaar na het einde van het dienstverband bewaren.
Beveiliging van uw persoonsgegevens
Het ZMC zal passende technische en organisatorische maatregelen nemen om persoonsgegevens te beveiligen tegen verlies of tegen enige onrechtmatige vorm van verwerking. In dat kader zijn diverse maatregelen genomen waaronder encryptie van data, versleutelde communicatie en behandeling van de data als zijnde vertrouwelijk. Personen die namens het ZMC toegang hebben tot uw gegevens zijn gehouden tot geheimhouding. Het ZMC verlangt dezelfde technische en organisatorische maatregelen van haar verwerkers en heeft dit vastgelegd in verwerkersovereenkomsten.
Uw rechten
Op grond van de wet heeft u diverse rechten. We zetten deze rechten voor u op een rijtje en op de website van het ZMC staat vermeld hoe u deze rechten kunt uitoefenen.
- Inzagerecht
U heeft het recht de door het ZMC verwerkte persoonsgegevens in te zien.
- Correctie- en verwijderingsrecht
U heeft het recht gegevens te laten wijzigen of zelfs verwijderen als de gegevens niet (langer) juist zijn, of als de verwerking niet (langer) gerechtvaardigd is of door u gewenst is. Een verzoek tot verwijdering of vernietiging van (een deel van) uw dossier kan geweigerd worden als:
- Een voorschrift of een andere wet bepaalt dat de gegevens bewaard moeten worden;
- Wet Zorg en Dwang (WZD) en Wet Verplichte Geestelijke Gezondheidszorg (WvGGZ): een verzoek tot vernietiging van gegevens door de (gedwongen opgenomen) patiënt kan pas vijf jaar na beëindiging van een behandeling in dat kader worden ingediend;
- De gegevens moeten worden bewaard vanwege een ‘aanmerkelijk belang’ van een ander dan de patiënt; bijvoorbeeld in geval waarin er een procedure is aangespannen tegen de hulpverlener of zorginstelling;
- Recht van bezwaar
Het recht van bezwaar houdt in dat u vanwege uw specifieke situatie bezwaar kunt maken tegen bepaalde verwerkingen van uw persoonsgegevens. U heeft dit recht bij alle verwerkingen die niet zijn gebaseerd op uw toestemming, het op uw verzoek nemen van precontractuele maatregelen en/of de uitvoering van de met u gesloten overeenkomst, het voldoen aan wettelijke verplichtingen of het beschermen van vitale belangen van uzelf of anderen. Wanneer u bezwaar maakt tegen het gebruik van uw persoonsgegevens om u te informeren over activiteiten of diensten van het ZMC en soortgelijke verwerkingen dan zullen wij dit bezwaar altijd honoreren.
- Recht op beperking
U heeft onder omstandigheden ook het recht op de beperking van de verwerking van uw gegevens. Dit houdt kortgezegd in dat het ZMC de verwerking van uw gegevens tijdelijk "bevriest". U kunt dit recht inroepen in vier situaties:
1. In afwachting van de beoordeling van een correctieverzoek;
2. Als gegevens eigenlijk gewist zouden moeten worden maar u geen verwijdering wilt;
3. Als het ZMC de gegevens niet langer nodig heeft terwijl u de gegevens wel nodig heeft voor de voorbereiding op een rechtszaak;
4. In afwachting van de beoordeling van een bezwaar.
- Recht op gegevensoverdraagbaarheid
U heeft het recht om de door u aan het ZMC verstrekte gegevens (terug) te ontvangen in een gangbaar bestandsformaat. Dit recht geldt alleen voor de persoonsgegevens die wij van u verwerken op grond van uw toestemming of een met u gesloten overeenkomst. Het recht geldt bovendien alleen voor de gegevens die wij al in digitale vorm verwerken (dus niet voor 'papieren' verwerkingen). U bent vrij die gegevens vervolgens door te geven aan een andere partij. Mocht er een koppeling bestaan tussen onze systemen en de systemen van de derde partij waaraan u de gegevens wilt laten doorgeven, dan kunnen wij die doorgifte mogelijk direct namens u verzorgen.
- Intrekken van toestemming
U heeft altijd het recht een eenmaal gegeven toestemming in te trekken. Wij zullen de verwerking dan onmiddellijk staken. Het intrekken van de toestemming heeft geen terugwerkende kracht; alle verwerkingen die al hebben plaatsgevonden blijven rechtmatig.
- Uitoefening van uw rechten
Het uitoefenen van de rechten is in principe kosteloos behoudens misbruik.
- Termijnen
Wij zullen uw vragen/verzoeken in beginsel binnen een maand beantwoorden. Mocht de beantwoording van uw vraag/verzoek meer tijd kosten, dan zullen wij u hierover binnen een maand informeren. Het kan zijn dat vanwege de complexiteit van de verzoeken en/of het aantal verzoeken de beantwoordingstermijn in totaal oploopt tot drie maanden.
- Identificatie
Wij kunnen bij alle vragen/verzoeken vragen om nader bewijs van uw identiteit. Dit doen wij om te voorkomen dat we persoonsgegevens aan de verkeerde partij verstrekken of ten onrechte wijzigingen aanbrengen in de persoonsgegevens. Om de afhandeling van uw verzoek zo vlot mogelijk te laten verlopen, verzoeken we u dan ook op voorhand een kopie van uw identiteitsbewijs mee te zenden. Schrijf op de kopie dat het een kopie betreft; voor wie en met welk doel de kopie verstrekt wordt en de datum waarop u de kopie afgeeft. De kopie van uw identiteitsbewijs wordt alleen ter vaststelling van uw identiteit gebruikt en na vaststelling direct vernietigd.
Wetenschappelijk onderzoek, onderwijs en kwaliteit - geen bezwaar regeling
Wetenschappelijk onderzoek met bestaande medische gegevens en/of (resterend) lichaamsmateriaal is een belangrijke vorm van onderzoek om de zorg continu te verbeteren. Deze gegevens geven goed inzicht in het verloop van de ziekte en de behandeling van patiënten. In de informatiefolder leggen wij uit wat dit voor u betekent.
Als u niet wilt dat uw gegevens en/of (resterend) lichaamsmateriaal wordt gebruikt voor wetenschappelijk onderzoek, onderwijs of kwaliteit, kunt u daar tegen bezwaar maken. Onderaan de informatiefolder is een bezwaarformulier, deze kan geprint en ingevuld worden en afgegeven bij uw eerstkomende bezoek aan het ZMC.
Functionaris Gegevensbescherming
Het ZMC heeft een Functionaris Gegevensbescherming (FG) aangesteld. De FG houdt toezicht op de naleving van de privacywetgeving en adviseert het ZMC over de privacywetgeving. De FG is onafhankelijk en heeft wettelijke ontslagbescherming. De FG rapporteert rechtstreeks aan de voorzitter van de raad van bestuur van het ZMC. De FG is bovendien de contactpersoon voor alle vragen die over privacy gaan, zowel voor u als betrokkene als voor de toezichthouder. U vindt de contactgegevens van de FG onderaan dit privacy statement.
Toezichthouder
Het staat u verder altijd vrij een klacht in te dienen bij de toezichthouder. De toezichthouder op de privacywetgeving is de Autoriteit Persoonsgegevens. U vindt de contactgegevens van de Autoriteit Persoonsgegevens via de website: www.autoriteitpersoonsgegevens.nl.
Vragen
Verder mag u altijd vragen stellen met betrekking tot de verwerking van uw persoonsgegevens binnen het ZMC. Neem voor vragen over de privacy contact met ons op via de onderstaande contactgegevens.
Wijzigingen
Dit privacy statement kan worden gewijzigd. Deze wijzigingen worden bekend gemaakt op de website van het ZMC. Het ZMC kan uw persoonsgegevens verwerken voor nieuwe doeleinden die nog niet staan vermeld in dit privacy statement. In dat geval zullen wij contact met u opnemen alvorens uw gegevens te gebruiken voor deze nieuwe doeleinden, om u op de hoogte te stellen van de wijzigingen aan ons reglement voor de bescherming van uw persoonlijke gegevens en om u de kans te bieden uw deelname te weigeren.
Contactgegevens
Als u vragen heeft over dit privacystatement, ons privacybeleid of een beroep wilt doen op één van uw wettelijke rechten, kunt u contact opnemen met de functionaris gegevensbescherming via de onderstaande gegevens.
Naam: mr. Rob Donders
E-mailadres: FG@zaansmc.nl
De functionaris gegevensbescherming neemt desgewenst telefonisch contact met u op.
X